Tietosuojaseloste

Päivitetty: 23. huhtikuuta 2024

Rekisterin nimi: Reactored-kieltenoppimisympäristön käyttäjärekisteri

Rekisterinpitäjä: Rouhia Oy
Y-tunnus: 2722150-8
Osoite: Kimalaispolku 7, 04410 Järvenpää, Suomi
Puhelin: 040 5370375
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Kari Savolainen
Postiosoite: Emalitehtaankatu 2, 04410 Järvenpää, Suomi
Puhelinnumero: 040 5370375
Sähköposti: info@reactored.com

1. Mitä tietoja keräämme ja miksi?

Tarkoitus:
Tarjotaksemme palvelujamme ja toteuttaaksemme kanssasi tehdyn sopimuksen, rekisterin ylläpidon tarkoituksena on käsitellä henkilötietoja Reactored-palvelun (”Palvelu”) käyttäjän (”Käyttäjä”) osalta sopimuksen mukaisesti sekä Palveluun ja siihen liittyviin toimintoihin liittyen. Palvelu toimii opettajien ja oppilaiden selainpohjaisena työkaluna kielitaitojen kehittämiseen ja opetukseen. Käyttäjän Palvelussa antamia henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Käyttäjän rekisteröinti Palveluun ja käyttäjäprofiilin ylläpito Palvelussa
• Sopimuksen täyttäminen, palvelun tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
• Palvelun personointi käyttäjäkohtaisesti
• Palveluun liittyvä analysointi ja tilastointi
• Sähköinen suoramarkkinointi henkilötietolain ja sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaisesti (vain erikseen rekisteröityneen suostumuksella)
• Väärinkäytösten ennaltaehkäisy ja selvittäminen
• Palveluun liittyvien oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen

*Rekisteröityessä vaadittavat pakolliset tiedot ovat käyttäjätunnus, sähköpostiosoite ja salasana.

Henkilökohtaisen oppimiskokemuksen mahdollistamiseksi Palvelu voi automaattisesti kerätä tiettyjä tietoja oppijan toiminnasta, tilastojen muodossa, kuten esimerkiksi opiskeluun käytetty aikajakso, oppimiskerrat, oppimistulokset ja oppimistyylin painottuminen.

Oikeutetut käsittelyn perusteet:
Reactored käsittelee henkilökohtaisia tietojasi suoriutuakseen sinua ja Asiakasta kohtaan olevista sopimuksellista velvoitteistaan ja noudattaakseen lakisääteisiä velvoitteita. Lisäksi käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi edistääksemme liiketoimintamme ylläpitoon ja kehittämiseen liittyviä oikeutettuja etujamme.

2. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin, ellei pidempää säilytysaikaa ole lailla määrätty tai sallittu (esim. vero-, kirjanpito- tai muut lakisääteiset vaatimukset). Mikään tämän selosteen tarkoitus ei edellytä, että säilytämme henkilökohtaisia tietojasi pidempään kuin käyttäjätilisi on aktiivinen.

Jos meillä ei ole jatkuvaa oikeutettua liiketoimintatarvetta käsitellä henkilökohtaisia tietojasi, poistamme ne tai teemme niistä teknisesti tunnistamattomia, jos tämä ei ole mahdollista (esimerkiksi jos henkilökohtaiset tietosi on tallennettu varmuuskopioarkistoihin), säilytämme ne turvallisesti ja eristämme ne kaikesta jatkokäsittelystä, kunnes poistaminen on mahdollista. Varmuuskopiot poistetaan tietojärjestelmistämme automaattisesti 30 päivän syklissä varmuuskopion tallentamisesta.

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot, kuten nimi ja/tai sähköpostiosoite
• Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana tai muu mahdollinen yksilöivä tunnus
• Käyttäjän nimimerkki tai lempinimi
• Käyttäjän saamat ja antamat palautteet oppimateriaalista

4. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti vain rekisteröidyltä itseltään, hänen rekisteröityessä Palveluun. Tietoja saatetaan saada myös Palvelun käytön yhteydessä evästeiden tai muiden vastaavien teknologioiden avulla. Jos Käyttäjä käyttää Palvelun ulkopuolista kolmannen osapuolen ylläpitämää palvelua Palveluun rekisteröitymiseen ja/tai kirjautumiseen, ulkopuolisesta palvelusta voidaan kerätä henkilötietoja kyseisen palvelun käyttöehtojen ja yksityisyydensuoja-asetusten mukaisesti (kuten käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite).

4.1 Evästeet

Käytämme myös evästeitä, jotka tekevät oppimisympäristön käytöstä sinulle helpompaa, esimerkiksi muistamalla kielivalintoja tai muita valitsemiasi asetuksia. Reactored-oppimisympäristö ei käytä kolmannen osapuolen evästeitä, eikä alustan suorituskyvyn ja toimivuuden seuraamiseen tai markkinoinnin kohdentamiseen tarkoitettuja evästeitä.

Voit päättää asettaa selaimesi hylkäämään evästeet, tai ilmoittamaan sinua kun evästeitä käytetään. Mikäli hylkäät evästeet, huomaathan että oppimisympäristö ei toimi oikein. Lisää tietoa evästeistä löydät Kyberturvallisuuskeskuksen sivuilta, ja englanniksi osoitteesta www.allaboutcookies.org.

5. Henkilötietojen säännönmukaiset siirrot tai luovutukset

Käyttäjän Palvelussa antamia tietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:

• Muille Palvelun käyttäjille tehtävän mukaisin käyttöoikeusrajauksin, esim. koulun opettaja, oppilaitoksen IT-hallinnointi.
• Palvelun toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille
• Viranomaisille siinä tapauksessa, että laki tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen etu niin vaatii
• Rekisterinpitäjän tytär- ja osakkuusyhtiöille, tai Palvelun uudelle omistajalle tai osaomistajalle tai harjoittajalle ja heidän neuvonantajilleen yrityskaupan tai –järjestelyn yhteydessä.
• Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille sellaisessa muodossa, jonkan perusteella yksittäisiä Käyttäjiä ei voida tunnistaa, jolloin ei ole kyse henkilötiedoista.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU:n tai ETA:n sisällä. Kuitenkin, Reactoredin palveluiden käyttämät palvelimet ja tietojen säilytys sijaitsevat Sveitsissä, Zürichin alueella Googlen palvelimilla, mikä on teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Sveitsi on Euroopan unionin komission päätöksen mukaan maana, jossa on riittävä tietosuojan taso, ja näin ollen henkilötietojen siirto EU:sta Sveitsiin katsotaan turvalliseksi. Tällaisissa tapauksissa varmistamme ennen tietojen siirtoa, että tietosuoja on asianmukaisesti turvattu ja että tietojen käsittely täyttää GDPR:n asettamat vaatimukset. Mahdollisia siirrettäviä tietoja ovat nimi, yrityksen nimi sekä sähköpostiosoite. Rouhia Oy voi luovuttaa rekisterin sisältämiä tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Muuten rekisterin tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle ilman asiakkaan suostumusta. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi epäilyttävän verkkomaksutapahtuman selvittämiseksi maksuvälittäjän kanssa. Käytämme palveluidemme osalta Google Cloud -pilvipalvelua, jonka tietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevat ehdot noudattavat voimassa olevaa tietosuojaa koskevaa GDPR-lainsäädäntöä. Lisää tietoa: Google Cloud data processing terms ja tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös. 

7. Rekisterin suojaus & tietoturva

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Henkilötietojasi käsitellään GDPR-vaatimusten mukaisesti. Rekisteriä säilytetään teknisin suojakeinoin suojatussa tietojärjestelmässä. Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään vain ne rekisterinpitäjän ja rekisterinpitäjän alihankkijan työntekijät, joilla työnsä puolesta on ehdoton oikeus käsitellä henkilötietoja.

Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkauksia, joilla on todennäköisesti kielteisiä vaikutuksia Palvelun käyttäjien yksityisyyteen, ilmoitamme tästä rikkomuksesta viipymättä asiaankuuluville henkilöille ja muille asianosaisille sekä asiaankuuluville viranomaisille, kun sovellettava tietosuojalainsäädäntö sitä vaatii.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Käyttäjällä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tarkastuspyyntö tulee esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna tässä rekisteriselosteessa mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU-tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Saatamme edellyttää sinulta henkilöllisyyden todistamista tietopyynnön toteuttamiseksi. Tietojen antamisesta peritään hinnaston mukainen korvaus, jos siitä, kun Käyttäjä edellisen kerran sai rekisterin tiedot tarkistettavakseen, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Oikeus pyytää tietojen oikaisemista: voit päivittää omia perustietojasi asetuksien kautta kirjautumalla palveluun. Tarvittaessa korjauspyynnön voit välittää myös asiakaspalvelulle sivuiltamme löytyvien yhteydenottotapojen avulla. Jos korjaus tehdään muulla tavoin kuin suoraan palvelumme kautta, pitää asiakkaan esittää tarvittavat perustiedot, jotta asiakas voidaan tunnistaa luotettavaksi. Tarvittavia tietoja ovat esimerkiksi nimi, osoite, puhelin, sähköposti ja käyttäjänimi.

Oikeus antaa tai peruuttaa suostumus: mikäli käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus milloin tahansa antaa uusi tai perua antamasi suostumus.

Oikeus tulla unohdetuksi: sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan tallentamamme henkilötietosi, jos 1) tiedoille ole enää tarvetta alkuperäisen keräämistarkoituksen kannalta 2) peruutat antamasi suostumuksen/sopimuksen, jolloin sen perusteella käsitellyt henkilötiedot poistetaan 3) tietojasi on käsitelty lainvastaisesti 4) henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi 5) henkilötiedot on kerätty tietoyhteiskunnan palveluiden tarjoamiseksi suoraan lapselle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: sinulla voi olla mahdollisuus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai oikeutettujen etujemme perusteella.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: sinulla voi olla mahdollisuus tietojesi käsittelyn rajoittamiseen GDPR:n 18 artiklan mukaisissa tilanteissa.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: sinulla on oikeus saada toimittamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luotavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, jos tietoja käsitellään suostumuksen tai sopimuksen nojalla.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan GDPR:n vastaista. Yhteystiedot löytyvät täältä: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm.

9. Muutokset tietosuojaan

Rouhia Oy voi muuttaa tietosuojakäytäntöjä päivittämällä tätä kyseistä dokumenttia. Ilmoitamme Käyttäjiä muutoksista www.reactored.com–verkkosivuilla tietosuoja/privacy policy -osiossa. Käythän sivuilla säännöllisesti saadaksesi tietoa mahdollisista muutoksista.

Jos ehtojen muuttaminen tuo mukanaan muutoksia, joilla on huomattava haittavaikutus käyttäjälle, Rouhia Oy ilmoittaa sinulle, kun aloitat palvelun käytön seuraavalla kerralla. Palvelun käytön jatkaminen tarkoittaa sitä, että käyttäjä on hyväksynyt muutetut ehdot.

10. Tekoälyn käyttö palveluissamme

Osa palveluistamme hyödyntää OpenAI:n API:a materiaalin tuottamisessa sekä AI-chat-tutorin toiminnassa, joka mahdollistaa käyttäjien kielitaidon harjoittelun vapaassa keskustelussa. Tässä luvussa kuvataan OpenAI API:n käyttöä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

OpenAI API:n käyttötarkoitus:

• Koulutussisällön tuottaminen ja kielten oppimisen mahdollistaminen vuorovaikutteisten tekoälyvetoisten keskustelujen kautta.

Käsiteltävät tiedot:

• Käyttäjän kieliharjoitusten aikana antamat syötteet, jotka voivat sisältää tekstiä tai äänitietoja.

Käsittelyn oikeudellinen peruste:

• Rekisteröityjen suostumus ja sopimuksen täytäntöönpanon välttämättömyys.

Tietojen vastaanottajat ja siirrot:

• Tiedot, joihin OpenAI pääsee käsiksi datan käsittelijänä; mahdolliset tietojen siirrot EU:n ulkopuolelle ovat tiukkojen tietosuojatoimien alaisia.

Rekisteröidyn oikeudet:

• Käyttäjillä on oikeus päästä käsiksi, oikaista, poistaa ja rajoittaa heidän OpenAI API:n kautta käsiteltäviä tietojaan, jotka on yksityiskohtaisesti kuvattu tämän tietosuojeselosteen kohdassa 8.

Tietojen säilytyskäytäntö:

• Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista niitä käsiteltäessä OpenAI API:n kanssa.

Turvatoimet:

• Käytössä ovat vahvat turvatoimet tietojen suojaamiseksi, joita OpenAI API käsittelee.

Yhteystiedot:

• Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä käyttäjät voivat ottaa yhteyttä osoitteeseen info@reactored.com.