Tietosuoja-/rekisteriseloste

Päivitetty: 26.7.2022.

Rekisterin nimi: Reactored-kieltenoppimisympäristön käyttäjärekisteri

Rekisterinpitäjä: Rouhia Oy

Y-tunnus: 2722150-8

Osoite: Viipurintie 4, 13200 Hämeenlinna, Finland

Puhelin: 040 5370375

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Kari Savolainen

Postiosoite: Emalitehtaankatu 2, 04410 Järvenpää, Finland

Puhelinnumero: 040 5370375

Sähköposti: info@reactored.com

1. Minkä tyyppisiä tietoja keräämme ja miksi?

Tarkoitus

Tarjotaksemme palveluitamme ja suoriutuaksemme kanssasi tehdystä sopimuksesta

Rekisterin pitämisen tarkoituksena on Reactored-palvelun (jäljempänä “Palvelu”) käyttäjän (jäljempänä “Käyttäjä”) sopimuksella tapahtuva Palveluun sekä siihen kulloinkin kuuluviin toimintoihin liittyvä henkilötietojen käsittely. Palvelu toimii opettajan ja oppilaiden selainpohjaisena työkaluna kielitaitojen kehittämisessä ja opetuksessa. Käyttäjän Palvelussa antamia henkilötietoja voidaan käyttää seuraavanlaisissa tarkoituksissa:

• Käyttäjän rekisteröinti Palveluun ja Käyttäjän Palvelussa olevan profiilin ylläpito
• Sopimuksen täyttäminen, palvelun tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
• Käyttäjäkohtainen Palvelun personointi
• Palvelua koskeva analysointi ja tilastointi
• Sähköinen suoramarkkinointi henkilötietolain ja sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaisesti (vain rekisteröityneen erillisellä suostumuksella)
• Väärinkäytösten ennaltaehkäisy ja selvittäminen
• Palveluun liittyvien oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen

*Pakollisia tietoja rekisteröidyttäessä ovat käyttäjätunnus, sähköpostiosoite ja salasana.

Personoidun oppimiskokemuksen mahdollistamiseksi, Palvelu voi automaattisesti kerätä tiettyjä tietoja oppijan toiminnasta, tilastojen muodossa kuten esimerkiksi: opiskeluun käytetty aikajakso, oppimiskerrat, oppimistulokset, oppimistyylin painottuminen.

Oikeutetut perusteet käsittelylle

Reactored käsittelee henkilökohtaisia tietojasi suoriutuakseen sopimuksellisista velvoitteistaan sinua ja Asiakasta kohtaan ja noudattaakseen juridisia velvoitteita. Lisäksi käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi jotta voimme edistää liiketoiminnan ylläpitämiseen ja kehittämiseen liittyviä oikeutettuja etujamme.

2. Kuinka kauan tallennamme tietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on välttämätöntä tässä tietosuojakäytännössä määriteltyihin tarkoituksiin, ellei pidempi säilytysaika ole lain nojalla määrätty tai sallittu (esim. vero-, kirjanpito- tai muut lakisääteiset vaatimukset). Mikään tämän käytännön tarkoitus ei edellytä, että säilytämme henkilökohtaisia tietojasi pidempään kuin sen ajan jolloin käyttäjätili on aktiivinen.

Jos meillä ei ole jatkuvaa oikeutettua liiketoimintatarvetta käsitellä henkilökohtaisia tietojasi, poistamme ne tai teemme niistä teknisesti tunnistamattomia, jos tämä ei ole mahdollista (esimerkiksi jos henkilökohtaiset tietosi on tallennettu varmuuskopioarkistoihin), säilytämme ne turvallisesti ja eristämme ne kaikesta jatkokäsittelystä, kunnes poistaminen on mahdollista.

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
• Yhteystiedot, kuten nimi ja/tai sähköpostiosoite
• Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana tai muu mahdollinen yksilöivä tunnus
• Käyttäjän nimimerkki tai lempinimi
• Käyttäjän saamat ja antamat palautteet oppimateriaalista

4. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti vain rekisteröidyltä itseltään, hänen rekisteröityessä Palveluun.
Tietoja saadaan Palvelun käytön yhteydessä evästeiden tai muiden vastaavien teknologioiden avulla. Jos Käyttäjä käyttää Palvelun ulkopuolista kolmannen tahon ylläpitämää palvelua Palveluun rekisteröitymiseen ja/tai kirjautumiseen, ulkopuolisesta palvelusta voidaan kerätä kyseisen palvelun käyttöehtojen ja yksityisyydensuoja-asetusten mukaisesti saatavilla olevia henkilötietoja (kuten käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite).

4.1 Evästeet

Käytämme myös evästeitä jotka tekevät oppimisympäristön käytöstä sinulle helpompaa, esimerkiksi muistamalla kielivalintoja tai muita valitsemiasi asetuksia.
Reactored-oppimisympäristö ei käytä kolmannen osapuolen evästeitä, eikä alustan suorituskyvyn ja toimivuuden seuraamiseen tai markkinoinnin kohdentamiseen tarkoitettuja evästeitä.
Voit päättää asettaa selaimesi hylkäämään evästeet, tai ilmoittamaan sinua kun evästeitä käytetään. Mikäli hylkäät evästeet, huomaathan että oppimisympäristö ei toimi oikein. Lisää tietoa evästeistä löydät Kyberturvallisuuskeskuksen sivuilta, ja englanniksi osoitteesta www.allaboutcookies.org.

5. Henkilötietojen säännönmukaiset siirrot tai luovutukset

Käyttäjän Palvelussa antamia tietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:
• Muille Palvelun käyttäjille tehtävän mukaisin käyttöoikeusrajauksin, esim. koulun opettaja, oppilaitoksen It-hallinnointi.
• Palvelun toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille
• Viranomaisille siinä tapauksessa, että laki tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen etu niin vaatii
• Rekisterinpitäjän tytär- ja osakkuusyhtiöille, tai Palvelun uudelle omistajalle tai osaomistajalle tai harjoittajalle ja heidän neuvonantajilleen yrityskaupan tai – järjestelyn yhteydessä.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille sellaisessa muodossa, jonka perusteella yksittäisiä Käyttäjiä ei voida tunnistaa, jolloin ei ole kyse henkilötiedoista.

6. Tietojen siirto EU:n tai Eta:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU:n tai ETA:n sisällä. Osaa Palvelun sisältämistä tiedoista saatetaan kuitenkin käsitellä tai säilyttää myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella, mikäli se on palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällaisissa tapauksissa varmistamme ennen tietojen siirtoa, että tietosuoja on asianmukaisesti turvattu ja että tietojen käsittely täyttää GDPR:n asettamat vaatimukset. Mahdollisia siirrettäviä tietoja ovat nimi, yrityksen nimi sekä sähköpostiosoite.

Rouhia Oy voi luovuttaa rekisterin sisältämiä tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Muuten rekisterin tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle ilman asiakkaan suostumusta. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi epäilyttävän verkkomaksutapahtuman selvittämiseksi maksuvälittäjän kanssa. Käytämme Palveluidemme osalta Google Cloud -pilvipalvelua, jonka tietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevat ehdot noudattavat voimassa olevaa tietosuojaa koskevaa GDPR-lainsäädäntöä. lisää tietoa https://cloud.google.com/terms/data-processing-terms#10.-data-transfers

7. Rekisterin suojaus & tietoturva

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Henkilötietojasi käsitellään GDPR-vaatimusten mukaisesti. Rekisteriä säilytetään teknisin suojakeinoin suojatussa tietojärjestelmässä. Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään vain ne rekisterinpitäjän ja rekisterinpitäjän alihankkijan työntekijät, joilla työnsä puolesta on ehdoton oikeus käsitellä henkilötietoja.

Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkauksia, joilla on todennäköisesti kielteisiä vaikutuksia Palvelun käyttäjien yksityisyyteen, ilmoitamme tästä rikkomuksesta viipymättä asiaankuuluville henkilöille ja muille asianosaisille sekä asiaankuuluville viranomaisille, kun sovellettava tietosuojalainsäädäntö sitä vaatii.

8. Rekisteröityneen oikeudet

Käyttäjällä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tarkastuspyyntö tulee esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna tässä rekisteriselosteessa mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU-tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Saatamme edellyttää sinulta henkilöllisyyden todistamista tietopyynnön toteuttamiseksi. Tietojen antamisesta peritään hinnaston mukainen korvaus, jos siitä, kun Käyttäjä edellisen kerran sai rekisterin tiedot tarkistettavakseen, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Oikeus pyytää tietojen oikaisemista: voit päivittää omia perustietojasi asetuksien kautta kirjautumalla palveluun. Tarvittaessa korjauspyynnön voit välittää myös asiakaspalvelulle sivuiltamme löytyvien yhteydenottotapojen avulla. Jos korjaus tehdään muulla tavoin kuin suoraan palvelumme kautta, pitää asiakkaan esittää tarvittavat perustiedot, jotta asiakas voidaan tunnistaa luotettavaksi. Tarvittavia tietoja ovat esimerkiksi nimi, osoite, puhelin, sähköposti, käyttäjänimi.

Oikeus antaa tai peruuttaa suostumus: mikäli käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus milloin tahansa antaa uusi tai perua antamasi suostumus.

Oikeus tulla unohdetuksi: sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan tallentamamme henkilötietosi, jos 1) tiedoille ole enää tarvetta alkuperäisen keräämistarkoituksen kannalta 2) peruutat antamasi suostumuksen, jolloin sen perusteella käsitellyt henkilötiedot poistetaan 3) tietojasi on käsitelty lainvastaisesti 4) henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi 5) henkilötiedot on kerätty tietoyhteiskunnan palveluiden tarjoamiseksi suoraan lapselle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: sinulla voi olla mahdollisuus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai oikeutettujen etujemme perusteella.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: sinulla voi olla mahdollisuus tietojesi käsittelyn rajoittamiseen GDPR:n 18 artiklan mukaisissa tilanteissa.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: sinulla on oikeus saada toimittamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luotavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, jos tietoja käsitellään suostumuksen tai sopimuksen nojalla.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan GDPR:n vastaista. Yhtesytiedot löytyvät täältä: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm.

9. Muutokset tietosuojaan

Rouhia Oy voi muuttaa tietosuojakäytäntöjä päivittämällä tätä kyseistä dokumenttia. Ilmoitamme Käyttäjiä muutoksista reactored.com-verkkosivuilla privacy policy -osiossa. Käythän sivuilla säännöllisesti saadaksesi tietoa mahdollisista muutoksista.

Jos ehtojen muuttaminen tuo mukanaan muutoksia, joilla on huomattava haittavaikutus käyttäjälle, Rouhia Oy ilmoittaa sinulle, kun aloitat palvelun käytön seuraavalla kerralla. Palvelun käytön jatkaminen tarkoittaa sitä, että käyttäjä on hyväksynyt muutetut ehdot.